Căutăm un asistent personal versatil și foarte organizat pentru a îndeplini sarcini administrative personalizate pentru conducerea superioară. În acest rol, veți fi responsabil pentru programarea întâlnirilor, luarea de note și gestionarea corespondenței în numele managerilor. De asemenea, s-ar putea să vi se solicite să faceți aranjamente de călătorie și să ajutați cu alte sarcini atunci când este necesar.
Pentru a vă asigura succesul ca asistent personal, ar trebui să prezentați abilități excelente de organizare și experiență demonstrabilă într-un rol de secretariat. Asistenții personali perfecți sunt intuitivi pentru nevoile managerilor și lucrează autonom pentru a oferi suport administrativ personalizat.
▶️ Responsabilități asistent personal:
- Raportarea conducerii superioare și îndeplinirea sarcinilor de secretariat și administrativ.
- Tastarea, formatarea și editarea rapoartelor, documentelor și prezentărilor.
- Introducerea datelor, menținerea bazelor de date și păstrarea înregistrărilor.
- Colaborarea cu departamentele interne, preluarea apelurilor și efectuarea aranjamentelor de călătorie.
- Gestionarea corespondenței interne și externe din partea conducerii superioare.
- Programarea întâlnirilor, menținerea unui calendar de evenimente și trimiterea de mementouri.
- Copierea, scanarea și trimiterea prin fax a documentelor, precum și luarea de note.
- Pregatirea facilitatilor pentru evenimente programate si aranjarea racoritoarelor, daca este necesar.
- Comanda de rechizite de birou și înlocuitori, precum și gestionarea serviciilor de corespondență și curierat.
- Respectarea celor mai bune practici de afaceri și etichete.
▶️ Cerințe pentru asistent personal:
- Diploma de liceu sau GED.
- Certificare în munca de secretariat, administrare de birou sau formare aferentă.
- 1-2 ani experienta ca asistent personal ar fi avantajos.
- Experiență vastă în crearea de documente și foi de calcul, folosind software de birou precum MS Word, Excel și PowerPoint.
- Abilități avansate de dactilografiere, luare de note, păstrare a înregistrărilor și abilități organizatorice.
- Capacitate de a gestiona corespondența internă și externă.
Cunoștințe de lucru despre imprimante, copiatoare, scanere și aparate de fax.
- Cunoștințe în software-ul de programare, cum ar fi MS - Outlook, precum și redirecționarea apelurilor.
- Excelente abilități de comunicare scrisă și verbală.
- Abilități interpersonale excepționale.